ชีวิตเรา….ชาว "นักประชุม" (ตอนที่ ๒)

๓๐ มกราคม ๒๕๕๗

หลังจากที่ผมนำเสนอเรื่อง “ชีวิตเรา…ชาวนักประชุม” ตอนแรกไปแล้ว มีผู้มาเปิดอ่านและแชร์ไปยังเพื่อนเครือข่ายมากพอสมควร อดคิดไม่ได้ว่านี้เป็นภาพสะท้อนที่ชัดเจนว่า “การประชุมเป็นยาขม” สำหรับหลายๆคนเลยทีเดียว

"ปีเตอร์ ดรักเกอร์" (Peter Drucker) ปรมาจารย์ระดับโลกด้านองค์กรแห่งการเรียนรู้ ถึงกับเคยบอกไว้ว่า "การประชุมเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จตัวหนึ่งขององค์กร หากองค์กรใดที่การประชุมไม่มีประสิทธิผล คือประชุมเสียเวลานาน ไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมายการประชุมที่ตั้งไว้ ย่อมส่งผลทำให้องค์กรนั้นไม่ประสบความสำเร็จในอนาคตอย่างแน่นอน"

การประชุมจึงเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ หากเราไม่รู้เทคนิคการประชุมและมองข้ามไป โอกาสที่การประชุมครั้งนั้น ๆ จะไม่มีประสิทธิภาพก็จะสูงขึ้นตามไปด้วย

เพราะการประชุมแต่ละครั้งนั้นสามารถเกิดปัญหาได้ถึงสามช่วง คือ ก่อนประชุม อาจขาดการวางแผน เช่น เรียกประชุมกะทันหัน ทำให้ผู้เข้าประชุมไม่สามารถเตรียมข้อมูลได้ทัน หรือไม่มีวาระการประชุม ระหว่างการประชุม เช่น มาประชุมสาย หรือเวลาประชุมไม่เหมาะสม อภิปรายนอกประเด็น ประธานไม่สามารถนำการประชุม และหลังการประชุม ไม่มีการจดบันทึก หรือมีการจดบันทึกไม่ตรงกับข้อเท็จจริง

ซึ่งเรื่องพวกนี้สามารถเตรียมการแก้ไขได้ก่อนการประชุมแทบทั้งสิ้น เพื่อไม่ให้การประชุมแต่ละครั้งต้องสูญเสียเวลาไปมากมายและค่าใช้จ่ายอีกไม่น้อย ซึ่งถ้าได้ประโยชน์ไม่คุ้ม นั่นก็คือ ทุนที่ต้องจ่ายไป แล้วไม่เกิดประโยชน์นั้นเอง

ดังนั้นเรื่องเล่าในตอนที่ ๒ นี้ ผมจึงขอหยิบยกเรื่อง “เทคนิคการประชุม” มานำเสนอ นี้เป็นเรื่องสำคัญมากเรื่องหนึ่งที่ละเลยไม่ได้ ในการทำงานที่ผ่านมาผมเคยประสบปัญหาเรื่องการออกแบบการประชุม เพื่อให้ได้คำตอบตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ในแต่ละครั้งอยู่บ่อย ๆ และคิดว่าทุก ๆท่านก็คงประสบปัญหามิแตกต่างเช่นเดียวกัน

ต่อไปนี้คือ “เทคนิคการประชุม” ที่ผมค้นคว้ามาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันครับ

การบรรยาย หรือ Lecture of Speech เป็นการบรรยายหรือเล่าถึงเหตุการณ์ หรือเรื่องราวต่าง ๆ ให้ผู้ฟังทราบและเข้าใจชัดเจนตรงตามจุดประสงค์ของผู้พูด การพูดบรรยายมีจุดมุ่งหมายให้ผู้ฟังรู้และเข้าใจเป็นสำคัญ แต่การพูดบรรยายบางประเภทอาจมุ่งให้ผู้ฟังเกิดอารมณ์คล้อยตาม หรือเกิดความสนุกสนานเพลิดเพลินด้วยก็ได้

การอภิปรายเป็นคณะ หรือ Panel Discussion หมายถึง การประชุมที่มีการอภิปราย โดยผู้ทรงคุณวุฒิ ๓-๕ คน ให้ข้อเท็จจริง ความคิดเห็น ปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไข ซึ่งเป็นการอภิปรายในลักษณะที่สนับสนุน หรือให้เหตุผลโต้แย้งกัน และมีพิธีกรหนึ่งคนทำหน้าที่เป็นผู้ดำเนินการอภิปราย (moderator) ประสาน เชื่อมโยง และสรุปการอภิปรายของวิทยากรแต่ละคน หลังการอภิปรายแล้วจะมีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟังซักถามปัญหา

การประชุมอภิปรายกลุ่ม หรือ Group Discussion หมายถึง การประชุมที่เป็นโอกาสให้สมาชิกทุกคนได้แสดงความคิดเห็นและอภิปรายอย่างทั่วถึงกัน มีลักษณะที่ไม่เป็นทางการ ขนาดของกลุ่มไม่ใหญ่นัก บางกลุ่มอาจจะมีผู้รู้เฉพาะเรื่องคอยให้ความเห็นในเรื่องต่าง ๆ ที่สมาชิกไม่ทราบ

การประชุมกลุ่มย่อย หรือ Buzz Session หมายถึง การประชุมที่แบ่งผู้ประชุมออกเป็นกลุ่มย่อยจากกลุ่มใหญ่ เพื่อพิจารณาประเด็นปัญหา ซึ่งอาจเป็นปัญหาเดียวหรือแตกต่างกัน ในช่วงเวลาที่กำหนด โดยวิทยากรจะคอยให้คำแนะนำ และหลังจากการประชุมเสร็จสิ้นแล้วกลุ่มจะต้องเลือกตัวแทน เพื่อนำความคิดเห็นของกลุ่มเสนอต่อที่ประชุมใหญ่

การประชุมระดมพลังสมอง หรือ Brainstorming หมายถึง การประชุมที่เสนอวิธีแก้ปัญหาหรือเสนอความคิดเห็นของสมาชิกให้ได้มากที่สุด วิธีการประชุมแบบนี้ต้องการความคิดเห็นของสมาชิกมากที่สุด เมื่อทุกคนได้แสดงความคิดเห็นแล้ว กลุ่มก็จะช่วยกันกลั่นกรองความคิดเห็นทั้งหมด เพื่อเลือกความคิดที่ดีเข้าสู่แนวทางเดียวกัน เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติ

การแสดงปาฐกถา หรือ Keynote Speeches การพูดหรือบรรยายแบบให้ความรู้แก่ผู้ฟังจำนวนมาก ซึ่งผู้พูด อาจเป็นแขกผู้มีเกียรติ หรือผู้ทรงคุณวุฒิที่ได้รับเชิญให้มาพูดในหัวข้อเรื่องที่กำหนดไว้ตามสถาบัน สมาคม สโมสร การแสดงปาฐกถามิใช่เป็นการพูดเฉพาะเชิงวิชาการเท่านั้น อาจจะพูดถึงประสบการณ์หรือความคิดเห็น ซึ่งเป็นการให้ความรู้แก่ผู้ที่สนใจ ปัจจุบันการแสดงปาฐกถามักจะจัดเสมอ ตามโรงแรม สโมสร สมาคม บริษัทในช่วงเวลารับประทานอาหารกลางวัน อาหารเย็น หรือจัดแทรกในระหว่างการประชุมสัมมนาตามโอกาสสมควร

การประชุมอภิปรายกึ่งสัมภาษณ์ (หรือปุจฉา-วิสัชนา) หรือ Colloquy การประชุมที่มีลักษณะคล้ายการอภิปรายเป็นคณะ เพียงแต่การเสนอปัญหามาจากผู้แทนของผู้ฟัง ซึ่งมีจำนวนเท่ากันกับผู้ทรงคุณวุฒิ บุคคลที่เกี่ยวข้องมี ๔ กลุ่ม คือ พิธีกร ๑ คน ผู้ทรงคุณวุฒิ ๔-๕ คน ผู้แทนผู้ฟัง ๔-๕ คน และผู้ฟังที่นั่งฟัง สำหรับการจัดสถานที่จะให้พิธีกรนั่งกลาง ส่วนผู้ทรงคุณวุฒิและผู้แทนผู้ฟังจะนั่งแยกกัน ๒ ข้าง ให้ผู้แทนผู้ฟังเสนอปัญหา ผู้ทรงคุณวุฒิตอบปัญหานั้น

การประชุมแบบฟอรั่ม หรือ Forum Meeting เป็นเทคนิคที่ดัดแปลงมาจากการประชุมรัฐสภา ใช้กับการประชุมกลุ่มใหญ่ ซึ่งเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนแสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วม โดยการซักถามแสดงข้อเท็จจริง ปรึกษาหารือแสดงความเห็นกับวิทยากร จัดในห้องเรียนหรือรูปตัวยู ใช้เวลาไม่เกิน ๓๐-๔๐ นาที

การอภิปรายกลุ่มย่อย หรือ Buzz Session เป็นการรวมกลุ่มของผู้ประชุมเป็นกลุ่มเล็ก ๆ โดยให้สมาชิกที่นั่งแถวเดียวกันจับกลุ่มกัน ๒-๔ คน ให้เวลาปรึกษาหารือแสดงความคิดเห็นในเวลาสั้น ๆ ทำให้มีความกระตือรือร้นที่จะต้องรีบแสดงความคิดเห็น เนื่องจากกลุ่มอยู่ใกล้กันมากจึงมีเสียงรบกวนเสมอ จัดที่นั่งแบบวงกลมหรือสี่เหลี่ยม ใช้เวลาไม่เกิน ๓๐ นาที และใช้เวลาทั้งหมดไม่เกิน ๒ ชั่วโมง

การประชุมกลุ่มย่อยแบบฟิลลิป ๖-๖ หรือ Phillip ๖-๖ Meeting เป็นการประชุมกลุ่มย่อยที่จับกลุ่มกันอย่างรวดเร็ว โดยสมาชิกไม่ต้องย้ายที่นั่ง ให้คนที่นั่งอยู่แถวหน้า ๓ คน หันกลับไปรวมกับคนหลัง ๓ คน ก็จะมีสมาชิกกลุ่มละ ๖ คน กำหนดเวลาในการอภิปรายสั้น ๆ ๖ นาที ให้สมาชิกแต่ละคนออกความคิดเห็นคนละ ๑ นาที รวบรวมความคิดเสนอต่อที่ประชุมใหญ่

การประชุมแบบ The Huddled Group หรือ The Huddled Group Meeting เป็นการแบ่งสมาชิกจากกลุ่มใหญ่ออกมาเป็นกลุ่มย่อย มักนิยมกลุ่มละ ๖-๘ คน โดยวิธีการนับให้สมาชิกที่กระจายอยู่ได้มาเข้าเป็นกลุ่มย่อย ๆ เช่น ต้องการ ๖ กลุ่มย่อย ก็ให้นับ ๑-๖ ไปเรื่อย ๆ ให้พวกที่นับเหมือนกันมาอยู่ด้วยกัน แล้วให้อภิปรายหรือทำกิจกรรมที่ต้องการ และสุดท้ายให้ตัวแทนออกมารายงานข้อสรุปต่อที่ประชุมกลุ่มใหญ่

การประชุมแบบจับเข่าคุยกัน หรือ Knee Group Meeting เป็นการประชุมกลุ่มย่อย โดยมีสมาชิกกลุ่มละ ๓-๕ คน ให้มีโอกาสอภิปรายกันอย่างใกล้ชิด เหมือนจับเข่าคุยกัน เพื่อให้สนิทสนมและได้ข้อสรุปที่รวดเร็วขึ้น

การประชุมแบบ Circular Response หรือ Circular Response Meeting เป็นการประชุมกลุ่มย่อยที่ให้สมาชิกทุกคนพูดหรือเสนอความคิดเรียงกันไปตามลำดับ โดยให้แต่ละคนมีโอกาสพูดเพียงครั้งเดียวในแต่ละรอบ เพื่อให้ทุกคนมีโอกาสพูดกันทั่วถึง

การระดมสมอง หรือ Brainstorming เป็นการประชุมกลุ่มเล็กไม่เกิน ๑๕ คน เปิดโอกาสให้ทุกคนพูดโดยเสรีในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง ไม่คำนึงความถูกผิด เพื่อให้เกิดแนวทางในการลงมือดำเนินการสิ่งใดในอนาคตหรือแก้ไขปัญหาร่วมกัน

กรณีศึกษา หรือ Case Study เป็นการเสนอเหตุการณ์ซึ่งรวบรวมขึ้นมาจากเหตุการณ์จริงให้ผู้เข้ารับการอบรมได้พิจารณา วิเคราะห์ อภิปรายและดำเนินการแก้ปัญหา หรือตัดสินใจโดยวิทยากร อาจเสนอเหตุการณ์ในลักษณะของสิ่งพิมพ์ เทปโทรทัศน์หรือใช้การเล่าให้ฟัง แล้วกำหนดคำถามหรือประเด็นให้อภิปรายกัน โดยวิทยากรจะต้องคอยดูแลควบคุมให้การอภิปรายอยู่ในขอบเขตที่กำหนด

สถานการณ์จำลอง หรือ Simulation ใช้การจำลองสถานการณ์ โดยให้ใกล้เคียงกับสถานการณ์จริงมากที่สุด ให้ผู้เข้ารับการอบรมเข้าไปมีส่วนร่วมในสถานการณ์นั้นเพื่อทดลองใช้หรือแก้ปัญหา

การแสดงบทบาทสมมติ หรือ Role Playing เป็นการให้ผู้เข้ารับการอบรมแสดงบทบาทในสถานการณ์เหมือนในชีวิตจริง โดยจะมีการสังเกต ประเมินและอภิปรายพฤติกรรมของผู้แสดงบทบาทในภายหลัง

การสาธิต หรือ Demonstration เป็นการสาธิตในเรื่องต่าง ๆ ให้ผู้เข้ารับการอบรมได้เห็นวิธีการ ขั้นตอนจริง ๆ เพื่อให้สามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง โดยก่อนการสาธิตควรมีการบรรยายให้ฟังก่อน และหลังการสาธิตควรมีการสรุปและประเมินโดยการให้ผู้เข้ารับการอบรมลงมือปฏิบัติให้ดู

การศึกษาดูงานนอกสถานที่ หรือ Field Trip เป็นการนำผู้เข้าอบรมไปยังสถานที่ที่มีการปฏิบัติจริงเพื่อศึกษาสิ่งต่าง ๆ ด้วยตนเอง ว่ามีการปฏิบัติอย่างไร ขั้นตอนอะไรบ้าง พบปัญหาอุปสรรคใด โดยอาจมีการบรรยายสรุปหรืออธิบายประกอบโดยเจ้าหน้าที่หน่วยงานนั้น ๆ ด้วยก็ได้

การจัดนิทรรศการ หรือ Exhibition การจัดแสดงข้อมูล รวมไปถึงเนื้อหาต่าง ๆ จัดทำด้วยวัสดุ สิ่งของ และอุปกรณ์ต่าง ๆ และมีการผสมผสานกิจกรรมต่าง ๆ เข้าไว้ด้วยกัน เช่น การอภิปราย การบรรยาย การประกวด เพื่อเป็นการให้ความรู้กับผู้ที่เข้าร่วมนิทรรศการ โดยในการจัดนิทรรศการในแต่ละครั้งจะมีจุดมุ่งหมายในการจัดนิทรรศการที่ชัดเจน เช่น นิทรรศการกล้วยไม้ ซึ่งเราจะได้ยินกันเป็นประจำ หรือนิทรรศการการไปเรียนต่อต่างประเทศ ซึ่งจะมีนักเรียน และผู้ปกครองให้ความสนใจเป็นจำนวนมาก

การประชุมทางไกล หรือ Tele-Conference หรือ Video Conference ระบบประชุมทางไกลที่ผสมผสานระหว่างภาพ ข้อมูล และเสียง ให้เปรียบเสมือนมีการประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน องค์ประกอบต้องมีระบบการติดต่อสื่อสารชนิดหนึ่ง ที่สามารถรับ-ส่งข้อมูลภาพ (ผู้ร่วมประชุมและเอกสารที่นำเสนอ) และข้อมูลเสียง ระหว่างจุดต่อจุดหรือจุดต่อหลายๆจุดโดยผ่านระบบสื่อสาร (IP หรือ ISDN) ซึ่งจะเป็นลักษณะของการโต้ตอบซึ่งกันและกันแบบสองทาง

ที่ผมกล่าวมาทั้งหมดคงจะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อยบ้างนะครับ สำหรับผู้มีหน้าที่จัดประชุมที่สามารถนำไปใช้ออกแบบการประชุมให้เหมาะสมกับเป้าหมายที่ต้องการบรรลุในครั้งนั้น และสำหรับผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมประชุมก็จะได้รู้ว่า ตนเองต้องแสดงบทบาทใดเพื่อให้สอดคล้องกับเทคนิคการประชุมที่ถูกเลือกมาใช้

เพราะการประชุมแต่ละครั้ง จำเป็นต้องมีการลงทุน ทั้งเงิน บุคลากร ทรัพยากรต่าง ๆ และที่สำคัญคือ “เวลา” ทุกท่านจึงมีส่วนช่วยทำให้การประชุมนั้นมี “คุณค่า” สมกับ “มูลค่า” ที่ลงทุนไปได้อย่างแน่นอนครับ