๒๙ มกราคม ๒๕๕๗
สัปดาห์นี้ชีวิตผมกลับมาอยู่ในโหมด (mode) การประชุมแทบทุกวัน และอดคิดขึ้นมาไม่ได้ว่าหลาย ๆ คน ชีวิตการทำงานก็คงมิแตกต่าง เพราะจริง ๆ แล้วไม่ว่าอยู่ในสถานะใดหรือการทำงานองค์กรใดก็ย่อมหลีกการประชุมได้ยาก อย่างไรก็ตามเคยมีเพื่อนภาคีบางคนบ่นให้ฟังว่า “เหมือนชีวิตถูกขังอยู่ในห้องประชุมทั้งวันทั้งคืน และพอเสร็จประชุมก็ตรงดิ่งกลับบ้านอย่างอิดโรยและอยากนอนโดยทันที” หลาย ๆ คนจึงเบื่อหน่ายการประชุม (เป็นอย่างมาก)
ทั้ง ๆ ที่ว่าไปแล้ว “การประชุม” คือ เครื่องมือหรือกระบวนการที่สำคัญของการสรรค์สร้างงานขององค์กร ให้เป็นไปตามแนวทางหรือกรอบคิดที่ได้ตกลงไว้ร่วมกัน
แต่หลายต่อหลายครั้งก็ปฏิเสธไม่ได้ว่า เราสูญเสียเวลาไปกับการประชุมโดยมิได้อะไรติดมือออกมาจากห้องประชุมนอกจากเพียง “การเล่าสู่กันฟัง หรือการบ่นกันฟัง”
เมื่อไม่นานมานี้ผมโชคดีมากที่เจ้านายมอบหมายให้ไปช่วยค้นคว้าเรื่อง “การประชุม” จึงเห็นสาระสำคัญที่เป็นประโยชน์หลายอย่าง โดยเฉพาะการเรียกชื่อ “การประชุม” รูปแบบต่าง ๆ ให้ถูกต้อง ประชุมเชิงปฏิบัติการต้องประชุมแบบไหน ประชุมแบบสัมมนานั้นเป็นอย่างไร จึงขอนำมาแบ่งปันให้กับทุกคนในครั้งนี้ไปพร้อมกันด้วยครับ
(๑) ความหมายของคำว่า “การประชุม”
พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๔๒ ได้ให้ความหมายไว้ว่า “การมารวมกันหรือเรียกให้มารวมกันเพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือ มาร่วมพบกันเพื่อปรึกษาหารือ”
มีนักวิชาการ ๒ ท่าน ได้ให้ความหมายไว้อย่างชัดเจนและน่าสนใจเพิ่มขึ้นว่า
- ดร.สันทัด ศะศิวณิช ได้ให้ความหมายไว้ว่า “การที่บุคคลหลายฝ่าย ซึ่งอาจมาร่วมประชุมในสถานะของตนเองหรือเป็นผู้แทนของกลุ่มบุคคลหรือองค์กรใด ๆ มาร่วมกิจกรรมในการให้ข้อมูล รับข้อมูล หรือแลกเปลี่ยนข้อมูล ในเรื่องที่กำหนดขึ้นและหัวข้อเรื่องมีความเกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมประชุม โดยกำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย สถานที่ วัน เวลา และระเบียบวาระสำหรับการประชุมนั้นไว้อย่างชัดเจน”
- ดร. วิทยาธร ท่อแก้ว ได้ให้ความหมายไว้ว่า “การที่บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปมาร่วมกันสื่อสารโดยปรึกษาหารือ เพื่อกระทำกิจกรรมให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งตามที่กำหนดไว้"
ทั้งนี้หากให้ผมสรุปว่า “การประชุม” คืออะไร ก็สรุปอย่างง่าย ๆ ได้ว่า การประชุม หมายถึง “การที่บุคคลตั้งแต่ ๒ คนขึ้นไป มาร่วมปรึกษาหารือ เพื่อกระทำกิจกรรมให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง” นั้นเอง
(๒) วัตถุประสงค์ของ “การประชุม”
การประชุมแต่ละครั้งย่อมมีเป้าหมายว่าทำไปเพื่ออะไร ถ้าเรียกในเชิงวิชาการหน่อยก็เรียกได้ว่า “มีวัตถุประสงค์” ซึ่งในการจัดประชุมแต่ละครั้งมักจะหนีไม่พ้นเป้าหมาย ๕ เรื่องนี้
เรื่องที่ ๑ การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร เป็นการประชุมเพื่อทำความเข้าใจในความเปลี่ยนแปลงต่างๆ ขององค์กร นโยบาย เป้าหมาย กลยุทธ์ต่างๆ รวมถึงวิธีการปฏิบัติและกฎระเบียบต่างๆ เป็นต้น
เรื่องที่ ๒ การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ เป็นการประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศผลสำเร็จของงานเป็นสิ่งสำคัญ ในยามที่องค์กรต้องการรวบรวมพลัง ความมุ่งมั่นทุ่มเทของพลังงานที่จะผ่าวิกฤติหรือพิชิตเป้าหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง
เรื่องที่ ๓ การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ เป็นการประชุมเพื่อร่วมกันสร้างสรรค์ เป็นวิธีการอย่างหนึ่งที่สำคัญในการบริหารให้องค์กรนั้นๆ เป็นองค์กรที่มีความคิดสร้างสรรค์อย่างต่อเนื่อง และเป็นการฝึกให้สมาชิกทุกคนในองค์กรมีทักษะในการคิดวิเคราะห์ ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่สำคัญของทีมงานในทศวรรษหน้า
เรื่องที่ ๔ การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ เป็นการประชุมเพื่อการตัดสินใจแก้ปัญหา กำหนดกลยุทธ์ หรือกำหนดเป้าหมาย รวมถึงการคัดเลือกระบบและเครื่องอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีมูลค่าการลงทุนค่อนข้างสูง องค์ประชุมควรประกอบด้วยสมาชิก ซึ่งเป็นผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ และไม่ควรเกิน ๑๐ – ๑๒ คน
เรื่องที่ ๕ การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม เป็นการประชุมอบรมให้เข้าใจในขั้นตอนและวิธีการใช้เครื่องอุปกรณ์ต่างๆ เมื่อองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานหรือติดตั้งระบบงานใหม่ขั้น
ซึ่งต้องบอกว่า ใน “การประชุม” ๑ ครั้ง สามารถวางวัตถุประสงค์ได้มากกว่า ๑ เรื่อง เช่น อาจจะมีทั้งการแจ้งข้อมูลข่าวสาร การร่วมกันตัดสินใจ การประกาศเกียรติคุณ ซึ่งผมคิดว่าทุกท่านคุ้นชินอยู่แล้ว
(๓) รูปแบบของ “การประชุม”
จากเอกสารเผยแพร่ของวุฒิสภาไทย ได้แบ่งการประชุมออกเป็น ๙ รูปแบบ และแต่ละรูปแบบมีชื่อเรียกและวิธีการ ดังนี้
รูปแบบที่ ๑ การประชุมทั่วไป หรือ General Conference หรือ General Meeting เป็นการประชุมแบบที่เป็นทางการมีแบบแผน มีพิธีการที่แน่นอนชัดเจน องค์ประชุมประกอบด้วย ประธาน รองประธาน มีเลขานุการของที่ประชุม และสมาชิกผู้เข้าประชุมด้วย ซึ่งเป็นผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องมาเข้าประชุมด้วย ผู้เข้าประชุมมักจะเป็นผู้แทนจากส่วนงาน หรือจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง นอกจากนั้นในบางโอกาสยังอาจมีบุคคลอีกประเภทหนึ่ง ที่เรียกว่าผู้ร่วมประชุม ซึ่งเป็นผู้ที่ได้รับเชิญให้มาเข้าร่วมในการประชุมอีกด้วย เพื่อให้มารับฟัง หรือ มาชี้แจงรายละเอียด ประกอบตามความต้องการของที่ประชุม
รูปแบบที่ ๒ การประชุมทีมงานภายในหน่วยงาน หรือ Staff – meeting เป็นการประชุมที่ผู้บริหาร หรือหัวหน้าประชุมกับผู้ร่วมงาน กับลูกน้อง หรือกับทีมงาน เป็นการประชุมทีมงานภายใน เพื่อปรึกษาหารือกันในหน่วยงาน เป็นเรื่องเฉพาะเป็นการภายในของหน่วยงานหรือเฉพาะของทีมงาน เพื่อปรึกษางาน เพื่อมอบหมายงาน หรือเป็นการประชุม เพื่อประโยชน์ในการบริหารงานโดยเฉพาะของแต่ละหน่วยงานเกิดขึ้นได้ ในทุกหน่วยงานเป็นปกติ และมักเป็นการเรียกประชุมโดยหัวหน้าหน่วยงาน หรือโดยผู้ที่หัวหน้ามอบหมายให้เรียกประชุม หรือกำหนดให้ดำเนินการประชุม ตามเรื่องที่มอบหมาย
รูปแบบที่ ๓ การประชุมคณะกรรมการ หรือ Committee Meeting เป็นการประชุมเฉพาะกลุ่มของคณะผู้ทำงาน ซึ่งจัดอยู่ในรูปคณะกรรมการ หรือคณะอนุกรรมการ เป็นกลุ่ม หรือคณะบุคคล ที่ได้มีการแต่งตั้ง หรือได้รับการมอบหมาย ให้พิจารณาดำเนินงานในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
รูปแบบที่ ๔ การประชุมสัมมนา หรือ Seminar เป็นการประชุมแบบเป็นทางการที่สมาชิกผู้มาร่วมการประชุม เป็นผู้ที่มีความรู้ มีประสบการณ์ มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน หรือมีความสนใจตรงกัน มาประชุมร่วมกัน มาด้วยความตั้งใจจะมาร่วมใจกัน มาแลกเปลี่ยนประสบการณ์ ร่วมกันศึกษาค้นคว้า มาร่วมปรึกษาหารือกัน หรือร่วมกันคิดเพื่อช่วยแก้ปัญหาในเรื่องที่จัดสัมมนาครั้งนั้น โดยทั่วไปมักจะมีการเชิญผู้เชี่ยวชาญ หรือผู้ทรงคุณวุฒิมาร่วมด้วย ในฐานะผู้ให้ความรู้เสริม ช่วยชี้แนะ และให้คำแนะนำปรึกษา
รูปแบบที่ ๕ การประชุมเชิงปฏิบัติการ หรือ Workshop เป็นการประชุมที่ต้องมีการฝึกปฏิบัติ สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมเป็นหลักสำคัญ การประชุมแบบนี้ ปกติแล้วจะมีสมาชิกที่ร่วมประชุมจำนวนไม่มากนัก คือมักจะมีจำนวนแต่เพียงพอเหมาะกับอุปกรณ์ และ เครื่องอำนวยความสะดวกในการฝึกปฏิบัติการ ในเรื่องที่จัดประชุมนั้น ๆ ขึ้น เนื่องจากเน้นการฝึกปฏิบัติเป็นส่วนที่สำคัญมาก ในการประชุมเชิงปฏิบัติการนี้ สมาชิกในการประชุมจะต้องร่วมกันศึกษา รับฟังการบรรยาย หรือ ศึกษาค้นคว้า ทำความเข้า และฝึกปฏิบัติ เพื่อเพิ่มพูนประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานเฉพาะอย่าง ตามหัวข้อของการประชุมปฏิบัติการครั้งนั้น ๆ หลักสำคัญของการประชุมแบบนี้คือ การเรียนรู้ – ฝึกปฏิบัติ – แล้วนำไปปฏิบัติในการปฏิบัติงานจริง
รูปแบบที่ ๖ การประชุมระดมความคิด หรือ Brian - storming เป็นการประชุมในแบบที่มุ่งให้เกิดความคิดปัจจุบันแบบเร่งด่วน ให้ได้ความคิดจากสมาชิกมากที่สุดเท่าที่สมาชิกจะคิดได้ เป็นการประชุมเพื่อประมวลข้อคิด ความเห็น และข้อเสนอแนะ ด้วยเทคนิคการระดมความคิด ซึ่งเป็นวิธีการประมวลข้อคิด – ความเห็นอย่างกว้างขวาง จากสมาชิกในที่ประชุมด้วยเทคนิคเฉพาะอย่าง ซึ่งอาจเรียกชื่อแตกต่างกัน เช่นเรียกว่า การประชุมระดมความคิด การระดมความคิด การประชุมระดมสมอง การระดมพลังสมอง การประชุมระดมสติปัญญา หรือการประชุมระดมพลังความคิดแบบสร้างสรรค์
รูปแบบที่ ๗ การประชุมแบบกลุ่มย่อยเฉพาะกิจ หรือ Syndicate เป็นการประชุมแบบกลุ่มย่อยของผู้ซึ่งมีความสนใจร่วมกันในการพิจารณาปัญหาใดปัญหาหนึ่ง หรือเรื่องย่อยเรื่องใดเรื่องหนึ่งของการประชุมในแต่ละครั้ง สมาชิกในกลุ่มย่อยจะร่วมกันคิด อภิปราย ให้ความเห็นในเรื่องหรือในประเด็นที่ที่ประชุมใหญ่กำหนด ที่มอบหมายมาให้หรือเป็นเรื่องเฉพาะที่กลุ่มช่วยกันกำหนดขึ้น
โดยใช้กระบวนการกลุ่มที่ก่อให้เกิดสิ่งที่เรียกว่าความคิดร่วมของกลุ่มขึ้น คือ กระบวนการประชุมกลุ่มที่ทำให้ทุกคนในกลุ่มได้มีส่วนในความคิดในการพิจารณา ได้โอกาสแสดงความคิดเห็น ได้อภิปราย กำหนดประเด็นปัญหา ค้นหาสาเหตุ พิจารณาข้อเสนอแนะ ไม่มีการข้ามขั้น ด่วนสรุปหรือมีการนำความเห็นของสมาชิกบางคนมายัดเยียดให้โดยไม่ผ่านการพิจารณาเห็นชอบของกลุ่ม
รูปแบบที่ ๘ การประชุมแบบซิมโพเซียม หรือ Symposium เป็นการประชุมทางวิชาการ มีลักษณะคล้ายปาฐกถาเป็นคณะ โดยหมู่หรือคณะผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งมาเข้ากลุ่มอภิปราย แล้วอภิปรายหรือบรรยายตามหัวข้อเฉพาะของตน ตามที่ประธาน หรือผู้ดำเนินการอภิปรายเชิญให้พูดตามหัวข้อและตามเวลาที่กำหนด เมื่อผู้เชี่ยวชาญอภิปราย บรรยายให้ความรู้จนจบแล้ว หรือจบในแต่ละตอนแล้ว มักจะเปิดให้ผู้ฟังซักถามได้
รูปแบบที่ ๙ การประชุมแบบโต๊ะกลม หรือ Round Table เป็นการประชุมกลุ่มแบบหนึ่ง ที่นิยมจัดโดยให้สมาชิกที่มาประชุมทุกคนนั่งรอบโต๊ะกลมด้วยกัน แล้วสมาชิกมาแลกเปลี่ยนข้อคิดเห็น ข้อมูล รายละเอียดในเรื่องที่สนทนาสู่กัน เป็นแบบ Share Information หรือ Information Sharing อภิปราย แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน บรรยากาศในการประชุมมักเป็นแบบค่อนข้างจะเป็นกันเอง
มีเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่น่ารู้ไว้ ก็คือ มีผู้อธิบายวิธีการใช้คำว่า Convention หรือ Congress หรือ Conference ที่เป็นการประชุมใหญ่ระดับประเทศหรือระหว่างประเทศทั้งสิ้น ว่า
คำว่า Convention นิยมใช้ในสหรัฐอเมริกา
คำว่า Congress นิยมใช้ในกลุ่มประเทศยุโรป และประเทศในเครือสหราชอาณาจักร โดยทั่วไปจะเชื่อมโยงกับการประชุมทางการเมือง โดยเฉพาะการประชุมที่เป็นทางการ การประชุมใหญ่ การประชุมสมัชชาต่าง ๆ สาเหตุที่ประเทศสหรัฐอเมริกาไม่นิยมใช้คำนี้ เนื่องจาก คำว่า Congress หมายถึง รัฐสภาอเมริกัน ดังนี้จึงนิยมใช้คำว่า Convention แทน
คำว่า Conference มีลักษณะเป็นการประชุมขนาดใหญ่ มีระยะเวลาการประชุมหลายวัน มีผู้เข้าร่วมประชุมเป็นจำนวนร้อยถึงพันคน กิจกรรมระหว่างการประชุมมีหลากหลาย เช่น กิจกรรมทางสังคม นิทรรศการ การแสดง เป็นต้น
“เป็นยังไงบ้างครับ มึนงงมากขึ้นหรือกระจ่างขึ้น” กับความรู้เล็ก ๆ น้อย ๆ กับคำว่า “การประชุม” ที่ผมนำมาฝาก ซึ่งมีอะไรที่ลึกลับซับซ้อนน่าค้นหาเชียวแหล่ะ
ลองค่อย ๆ อ่านทำความเข้าใจดูครับ และนำไปประกอบการออกแบบ “การประชุม” ที่ต้องรับผิดชอบให้ตรงกับวัตถุประสงค์ที่วางไว้ด้วย
ครั้งหน้าผมจะนำเสนอให้เห็นถึงวิธีการประชุมภายใต้ชื่อเรียกต่าง ๆ อีกครั้งว่า มีวิธีการอะไรบ้าง และแต่ละวิธีทำไปเพื่ออะไร และมีขั้นตอนอย่างไร
โปรดติดตามตอนต่อไปครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น