๓๑ มกราคม ๒๕๕๗
หลังจากที่ผมได้นำเสนอชีวิตเรา….ชาวนักประชุมไป ๒ ตอนแล้ว มีภาคีเครือข่ายส่งข้อความมาแลกเปลี่ยนมิใช่น้อย ทั้ง “ประชุมอะไรกันบ่อยๆ, เสียเวลาทั้งวัน, บางเรื่องก็ไม่รู้จะเรียกไปประชุมทำไม, คุยนอกประเด็นไปไม่จบไม่สิ้น, ประชุมมากจนไม่มีเวลาทำงาน” สิ่งเหล่านี้ คือ ปัญหาที่ชาวนักประชุมเคยเจอกันแทบทั้งนั้น
หลายคนจึงเกิดอาการเบื่อหน่ายการประชุม หรือขยาดกลัวบรรยากาศการประชุมเพราะไม่แน่ใจว่านั่งอยู่ในสนามรบ (ทางความคิด) หรือว่าอยู่ในสนามแข่งอะไรสักอย่าง ดังนั้นในเมื่อเราไม่สามารถหลีกหนี “การประชุม” ไปได้ จึงต้องเปลี่ยน “การประชุมที่น่าเบื่อ หรือโรคเบื่อการประชุม” ทำให้เป็นชีวิตการประชุมที่สนุก น่าค้นหา และท้าทาย
หลายคนได้นำเสนอลักษณะการประชุมที่ดีไว้ ดังนี้
(๑) มีการตระเตรียมการประชุมอย่างพรักพร้อม วางแผนการประชุมล่วงหน้า ส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมทั้งระเบียบวาระการประชุมและเอกสารแนะนำการประชุม เมื่อมีผู้มาลงทะเบียนการประชุม ก็จะได้รับความสะดวก มีการจัดให้มีการลงทะเบียนได้รวดเร็วและมีสิ่งอำนวยความสะดวกได้อย่างดี ได้รับเอกสารการประชุม และมีแผนผังที่นั่งการประชุมกำหนดไว้ชัดเจน
(๒) มีระเบียบวาระประชุมส่งให้ล่วงหน้าในเวลาอันสมควร เพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้ตระเตรียมข้อมูลมาอภิปราย ทำให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่ต่อการประชุม
(๓) สถานที่ประชุมเหมาะสม สะดวกสบาย ไม่เล็กจนคับแคบหรืออึกอัด ไม่ร้อนหรือเย็นจนเกินไป เก้าอี้และโต๊ะประชุมก็สะดวกสบาย
(๔) นำเรื่องที่สำคัญจริงๆ มาสู่การประชุม เรื่องที่ไม่จำเป็นหรือมีสาระน้อย อาจจะปรึกษากันนอกห้องประชุมก็ได้ แม้กระทั่งรายละเอียดในบางประเด็น ประธานที่ประชุมอาจขอให้ผู้เกี่ยวข้องได้ปรึกษากันนอกห้องประชุม เพื่อประหยัดเวลาการประชุม
(๕) ช่วงเวลาการประชุมที่เหมาะสม คือ ช่วงเวลากลางวัน แต่ไม่ใช่เวลาก่อนเริ่มงาน ไม่ใช่เวลาเที่ยงวันหรือหลังเลิกงาน การเลือกวันก็เช่นเดียวกัน ไม่ควรจะเป็นวันจันทร์หรือวันศุกร์ เพราะเวลาและวันเหล่านั้นเป็นเวลาส่วนตัว และวันดังกล่าวผู้เข้าประชุมมักจะไม่พร้อม
(๖) ประธานสรุปประเด็นและตัดบทผู้ที่พูดมากได้อย่างเหมาะสม เพื่อมิให้การประชุมไม่ยืดเยื้อ มีความกะทัดรัด คุ้มค่ากับเวลาที่ผ่านไป และก็ไม่ให้ผู้ที่อภิปรายเยิ่นเย้อ ได้ใช้เวลาของที่ประชุมมากเกินไป แต่สนับสนุนให้ที่ประชุมได้อภิปรายความเห็นอย่างกว้างขวาง
(๗) มีความไว้เนื้อเชื่อใจกันในหมู่ผู้เข้าประชุม โดยการอภิปรายอย่างเปิดเผยตรงไปตรงมา และเชื่อว่าผู้เข้าประชุมทุกคนเป็นผู้มีเกียรติ น่าเชื่อถือ รวมทั้งไม่แสดงการลบหลู่ดูหมิ่นที่ประชุมด้วย
(๘) ประธานสามารถกระตุ้นให้สมาชิกออกความคิดเห็นอย่างกว้างขวาง และทุกคนพยายามใช้ความคิดร่วมกันในการหาข้อแก้ปัญหาอย่างจริงจัง
(๙) มีสปิริตของประชาธิปไตย ยอมรับความคิดเห็นมติเสียงข้างมาก และเคารพเสียงข้างน้อย
(๑๐) ผู้เข้าประชุมต้องเป็นผู้ฟังที่ดีและพูดมีเหตุผล ต่างคนต่างก็ตั้งใจพูดเพื่อหวังประโยชน์ที่เกิดขึ้นต่อที่ประชุม ไม่พูดจาก้าวร้าวดูถูกความเห็นของบุคคลอื่น
(๑๑) ได้ข้อสรุปผลการประชุมตามเป้าหมาย ซึ่งที่ผู้เข้าประชุมต่างก็พอใจแม้ว่าผลการประชุมจะไม่ใช่สิ่งที่ตัวเองเสนอก็ตาม เพราะต่างก็รู้สึกว่า ได้มาด้วยการอภิปรายและลงความเห็นกันอย่างรอบด้านแล้ว
(๑๒) ผู้ร่วมประชุมเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุม และต่างก็ช่วยให้การประชุมดำเนินไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
(๑๓) มีบรรยากาศของความร่วมมือและร่วมกันคิดอย่างเอาการเอางาน ไม่มีใครแสดงอาการเกียจคร้าน เบื่อหน่ายให้พบเห็น
(๑๔) ผู้ร่วมประชุมรับฟังความคิดเห็นของกันและกัน ทุกคนมีการอภิปรายกันอย่างกว้างขวาง และในขณะเดียวกันต่างก็รับฟังความคิดเห็นของกันและกันด้วย
(๑๕) มีเหตุผลยอมรับความคิดของคนข้างมาก เมื่อเสียงข้างมากมีมติอย่างใดก็ยอมรับมตินั้น ไม่ถือว่าตนเองไม่เห็นด้วยก็เดินออกจากห้องประชุม หรือตนเองเป็นประธานเมื่อแพ้มติก็ไม่ยอมรับตำหนิที่ประชุมว่ามีความเห็นไม่ถูกต้อง เป็นต้น
(๑๖) ผู้ร่วมประชุมมีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นอย่างทั่วถึง ผู้เข้าประชุมทุกคนต่างได้แสดงความคิดเห็นกันอย่างเต็มที่และทั่วถึงกัน ไม่มีใครสงวนท่าทีของตนเองตั้งแต่ต้นจนเลิกประชุม
(๑๗) เริ่มประชุมและเลิกประชุมตรงเวลา ไม่ชักช้าเสียเวลา เข้าสู่ห้องประชุมก่อนเวลาประชุมไม่น้อยกว่า ๕ นาที เตรียมตัวเตรียมความคิดสำหรับการประชุมอย่างจริงจัง
(๑๘) ผู้เข้าประชุมเตรียมตัวมาดี มีข้อมูลให้แก่ที่ประชุม โดยการค้นคว้าเพิ่มเติมในประเด็นที่มีการประชุมมาเป็นอย่างดี
ดังนั้นจากที่ผมแลกเปลี่ยนมาทั้ง ๓ ตอน เหล่านี้คือเคล็ดลับในการสร้างบรรยากาศการประชุมให้สนุก แม้เรื่องที่ประชุมจะต้องการระดมสมองอย่างหนักหน่วงเพียงใด แต่ถ้าเรารู้เทคนิคการประชุมและมีการเตรียมการให้สอดคล้องกับรูปแบบการประชุมต่างๆ เรื่องที่ยากเย็นแสนเข็ญเพียงไรก็จะสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้มีส่วนร่วมระดมสมองและร่วมกันคิดออกมาได้
เพราะเมื่อบรรยากาศในห้องประชุมสนุก ทุกคนก็จะกล้าพูดมากกว่าในห้องประชุมเครียดๆ สามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างเท่าเทียมกัน เพราะหลายครั้งความคิดสร้างสรรค์ดีๆ อาจมาจากผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่ได้มีตำแหน่งใหญ่โตและอายุอาจจะยังน้อยอยู่ก็เป็นไปได้สูง
การประชุมที่ดีจึงมาพร้อมกับความคิดที่ดี ความรักความสามัคคี ความสนิทสนม และความเป็นมิตรด้วยเช่นเดียวกันครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น